파워포인트의 두 가지 제작 형태

많은 회사에서 파워포인트(power point, MSoffice)를 사용하여 보고서를 제출하도록 요구한다. 파워포인트를 이용한 문서 작성은 크게 두 가지 형태로 나눠 진다.

1. 프리젠테이션을 위한 문서
2. 보고서를 위한 문서

전자의 경우 파워포인트로 작성한 문서는 말하는 내용을 강조하여 부연 설명하는 의미를 갖는다. 예컨데, 파워포인트에 "우리는 600%의 성장을 이뤘습니다"라는 한 줄의 내용이 크게 나오고 말하는 사람은 그에 대한 상세한 내용을 설명할 수 있다. 프리젠테이션을 위한 파워포인트 문서는 원래의 목적에 매우 충실하다. 파워포인트 문서만으로는 제대로 알 수 있는 것이 거의 없으며 화자의 말을 들어야 비로소 파워포인트 문서는 완성된다.

반면 보고서를 위한 파워포인트 문서는 비주얼(visualization)을 위해 유용한 수단으로 사용되는 경우다. 파워포인트는 MS Office의 다른 여러 수단에 비해 시각화를 위한 다양한 도구를 제공하고 있다. 개인적 견해는 시각화에는 워드나 프론트페이지가 훨씬 강력하다고 생각하지만 짧은 문서의 경우 파워포인트가 유리하다. 보고서를 위해 파워포인트를 사용하거나 혹은 그런 요구를 받는다면 시각화에 많은 노력을 기울여야 한다는 것과 같은 의미다.

그러나 후자의 경우 몇 가지 지켜야 할 원칙이 있다.

첫째, 파워포인트 작성을 위한 원본 문서가 따로 존재해야 한다. 파워포인트가 원본 문서가 된다면 나중에 문서를 검색하거나 참조하거나 인용하는데 상당한 불편이 발생한다. 때문에 텍스트, 이미지, 그래프, 표가 각각의 문서로 존재해야 한다. 파워포인트는 가장 마지막에 이런 문서에서 인용하는 형태로 작성되어야 한다.

둘째, 파워포인트는 요약본(summary) 형태로 작성되어야 한다. 만약 보고서가 100 여 페이지에 이른다면 파워포인트는 10 페이지 이내의 핵심 내용을 요약하여 작성되어야 한다. 보고서 원본을 모두 파워포인트로 작성했을 때 100 페이지가 나온다면 매우 비효율적으로 작성한 것이다. 파워포인트를 사용하여 시각화를 제대로 했다면 10 페이지 정도는 하나의 파워포인트 문서로 정리할 수 있다.

셋째, 파워포인트는 설득을 위한 것이다. 해설은 개별 문서에서 해야 한다. 파워포인트는 짧고 강력한 메시지를 전달하는데 집중해야 한다. 파워포인트만으로 작성된 보고서는 언뜻 보기엔 화려하고 효과적인 것 같지만 그것으로 어떤 판단을 하거나 분석 보고를 하기엔 상당한 어려움이 있다.

이런 3 가지 원칙을 지켜 적절한 시기에 적절한 목적으로 파워포인트를 사용한다면 그 의미와 효과는 기대 이상이 될 것이다. 그러나 무분별하게 파워포인트로 문서를 작성한다면 요식 행위를 위한 문서 부풀리기 이상도 이하도 아니다. 비효율적인 조직일수록 파워포인트로 작성한 문서를 불필요하게 요구한다. 굳이 상사가 파워포인트로 보고서를 제출할 것을 요구하고 자신은 그 필요성이 없다고 느낀다면 양쪽의 요구를 만족하는 형태로 보고서를 제출할 수 있다. 원본 보고서는 그 양식에 따라 워드나 아래아한글, 엑셀 등을 이용하여 작성하고 그 내용을 요약한 서너 페이지의 파워포인트 요약본을 작성하는 것이다. 긴 문서를 읽고 싶지 않은 사람은 요약본을 통해 대략의 내용을 파악할 수 있고, 판단과 결정이 필요할 때는 원래 보고서를 읽으면 된다.