업무 보고서를 위한 글쓰기 요령

우리는 어떤 식으로든 업무 보고서를 작성한다. 일일 업무 보고서나 주간 업무 보고서를 다양한 형식으로 작성하는데 대개 다음과 같은 항목을 써야 한다.

1. 업무 제목
2. 업무 수행 장소
3. 업무에 소요된 시간
4. 업무의 주요한 내용
5. 결과물의 종류와 성과, 문제점
6. 업무 진행 정도와 향후 계획

이런 내용을 글, 도표, 그래픽, 코드, 바이너리, 멀티미디어 등 다양한 형식으로 저장하고 상급자에게 보고 하게 된다. 업무 보고서를 위한 글쓰기 요령은 자신이 하는 일과 지위, 직급에 따라 매우 상이하기 때문에 공통의 항목을 찾기 힘들다. 다양성을 전제하고 매우 일반적인 수준에서 몇 가지 참고할 사항은 다음과 같다.


1) 작은 단위의 성과를 이야기할 것

아무리 생각해도 오늘 내가 한 일이 별로 없다는 평가를 내리지 말자. 그런 평가를 내리는 순간 이미 보고할 내용도 없어지고 어제 쓴 업무 보고서의 내용을 복사해 와서 '어제 일을 계속 했음' 따위의 보고서를 쓰게 된다. 오늘도 그런 식으로 업무 보고서를 썼다면 그냥 하루를 날려 버렸다고 상급자에게 실토하는 것일 뿐이다. 어떤 업무의 경우 매일 반복되는 것이라 특별히 쓸 것이 없다고 생각할 수 있다. 또는 몇 개월 넘게 진행되는 장기 프로젝트의 경우 마일스톤이 아닌 이상 별 다르게 할 업무 보고가 없다고 생각할 수 있다. 분명히 자신에게 문제가 있음을 깨달아야 한다.

업무 보고는 일기가 아니다. 아침에 일어나 출근하고 일상 업무를 하고 퇴근하는 과정을 기록하는 것이 업무 보고의 목적이 아닌데 그렇게 생각하는 게 문제다. 지금보다 훨씬 작은 단위로 업무를 나눠야 한다. 지원 부서에서 근무하며 반복적인 일을 하고 있다면 지원 범주를 세분화해서 불편 사항을 해결하고 있는 지 확인하거나 놓치고 있는 불만 사항을 발견했는 지 기록해야 한다. '어제와 다를 바 없는 하루'라고 쓰는 건 업무 단위를 너무 광범위하게 펼쳐 놓고 있다는 반증이다.


2) 대화를 기록할 것

공식적인 회의나 비공식적 담화에서 나온 아이디어나 개선 사항을 기록해야 한다. 이메일을 통해 주고 받는 이야기 중 회사 사람들이 알아도 좋을 것을 업무 보고서에 기록해도 좋다. 업무 보고서의 활용 범위가 오직 자신이 한 어떤 일에 대한 기록으로 제한할 필요는 없다. 업무 보고서는 상급자가 인사 관리나 프로젝트 리소스 관리를 위해 쓰이기도 하지만 장기적으로 볼 때 회사의 역사 기록이기도 하기 때문이다. 

3) 링크를 사용할 것

과거와 달리 업무 보고서는 쉽게 회사의 검색 가능한 자원으로 변환되어 저장된다. 링크가 없는 보고서 보다 관련 링크가 있는 보고서가 훨씬 유용하다. 

4) 업무의 주체를 기록할 것
 
누가 그 이야기를 했는 지, 누가 그 업무를 유지하고 있는 지 기록하는 것이 좋다. 작은 규모의 업무나 프로젝트는 업무 소유자를 파악하기 쉽지만 규모가 커지거나 장기간 지속되는 프로젝트는 점점 더 최초의 주체를 찾기 힘들어지는 경향이 있다. 업무 보고서에 있는 형식으로 부족한 경우가 대부분이니 가능하면 상세하게 해당 업무의 주체와 관계자를 기록해 두는 것이 좋다.