최고의 제안서를 쓰는 방법

제안서(proposal)를 작성할 때 빠뜨리지 말아야 할 일곱가지 핵심적인 이야기.

 

첫째, 이 제안서가 무엇에 대한 것이며 어떤 목적으로 쓰고 있는 지 이야기할 것
둘째, 현황을 이야기할 것 (as-is)
셋째, 고객이 원하는 것을 이야기할 것 (to-be)
넷째, '현재의 다양한 문제'를 핵심적인 몇 가지 과제로 정리할 것
다섯째, 그 핵심적 과제에 대해 우리가 생각하는 바를 이야기할 것
여섯째, 그 과제를 우리가 어떻게 해결할 것인지 제안할 것
일곱째, 대략의 일정과 소요 예산을 알려 줄 것

이 일곱 가지 이야기를 기억하고 있으면 어떤 제안서든 빠르고 효과적으로 쓸 수 있다. 빠르다는 말은 제안해야 할 이야기가 무엇인지 금세 이해할 수 있다는 말이다. 효과적이라는 말은 제안을 할 수 있을지 없을지 또한 즉각 판단할 수 있다는 말이다.

 
만약 어떤 제안서를 제출해야 하는 상황이고 그것에 얼마나 깊은 노력을 해야 할 지 즉각 판단하고 싶다면 위 일곱가지 이야기 외에 두 가지 질문을 스스로 해 보면 된다.

1. 우리가 그 문제를 잘 이해하고 있는가?
2. 우리가 그 문제를 해결할 수 있는가?

제안서를 쓴다는 것은 누군가 어떤 문제에 대해 "이걸 어떻게 해결할 수 있을까요?"라고 물었고 여러분이 그것에 대해 대답한다는 의미다. 쉽게 생각하면 질문을 받았고 그 질문에 대해 답을 제시하는 것이 제안서다. 물론 그 답이 틀렸을 수도 있고 매우 훌륭할 수도 있다. 제안서가 질문한 사람(고객)의 궁금증을 잘 풀어 내고 있다면 훌륭한 것이고 엉뚱하게 이해하고 있다면 나쁜 것이다. 때문에 제안서는 "우리가 당신의 질문을 이렇게 이해한 것이 맞는지?" 확인해야 한다.

많은 사람들이 제안서를 쓸 때 "우리가 그 문제를 잘 해결할 수 있다"는 이야기만 계속 한다. 그런데 실제로 제안서를 쓴 사람과 이야기를 해 보면 도대체 문제를 자기 멋대로 이해한 경우가 흔하다. 이런 제안서는 고객의 문제를 해결하는 게 목적이 아니라 자신이 갖고 있는 상품을 파는 게 목적이다. 어떤 제안서는 100여 페이지 중 시장이나 환경 분석 그리고 자사의 솔루션을 소개하는데 많은 시간을 소모한다. 이것은 제안서가 아니라 회사 소개서에 어울린다.

사람들은 대개 남의 이야기를 잘 듣기를 바라지만 듣는 요령을 익히지 못하고 자신의 이야기를 하는데 골몰한다. 대부분의 대답은 질문 속에 이미 있는데 질문을 본격적으로 분석하기 보다는 '좋은 대답'을 주는데 몰입하여 결국 질문하는 사람이 원하는 것과 상당히 거리가 있는 대답을 한다. 이런 문제를 극복하기 위해 제안서는 문제를 듣고 그것에 대한 대안을 제시하기 전에 여러분 자신이 문제를 얼마나 잘 이해하고 있는지 먼저 이야기해야 한다.

질문을 잘 이해했다면 이제 창조적 대안 제시가 남았다. 문제를 해결하는 방법은 단 한 가지만 존재하지 않는다. 어떤 대안은 훌륭하고 어떤 대안은 허술할 수 있다. 그건 제안하는 사람이나 회사의 능력 차이일 뿐, 제안을 하는 과정 자체가 잘못된 것은 아니다. 제안을 자주 함으로써 더 훌륭한 제안을 할 수 있겠지만 '잘못된 제안'을 하면 안된다. 일곱가지 과정을 통해 제안서를 쓰고 그 제안서를 쓰는 중 두 가지 질문을 반복적으로 해야 한다. 그렇게 만든 제안서는 내용의 수준 차이는 있을지 몰라도 제안서 자체는 잘 작성되었을 것이다.

오늘도 회사 내부에서 상사에게 어떤 기획안이나 보고서를 제안해야 하는 사람들이나 다른 회사나 개인에게 무언가를 제안해야 하는 사람들이라면 일곱가지 과정과 두 가지 질문을 다시 한 번 생각해 보기 바란다.